La conférence n'est pas morte.

Pendant longtemps, la conférence professionnelle a reposé sur une mécanique bien établie.
Une scène.
Un pupitre.
Quelques intervenants.
Un public installé face à eux.
Des présentations qui se succèdent, souvent accompagnées de diapositives chargées de chiffres, de textes et de graphiques.
Ce format avait ses avantages. Il permettait de réunir un grand nombre de personnes, de transmettre une information commune et de donner une visibilité particulière aux dirigeants, aux experts ou aux invités.
Il rassurait aussi les organisateurs.
Tout était prévu.
Les prises de parole étaient écrites.
Les horaires étaient minutés.
Les participants savaient quand s’asseoir, quand applaudir et quand rejoindre le cocktail.
Cette mécanique fonctionne encore.

Mais elle ne suffit plus toujours.

L’attention ne se décrète plus

Faire venir un public dans une salle ne garantit pas qu’il soit réellement présent.
Une personne peut être assise au troisième rang tout en répondant à ses messages, en consultant son téléphone ou en pensant déjà à la réunion suivante.
Elle est physiquement dans la salle.

Son attention, elle, se trouve ailleurs.

Le véritable enjeu n’est donc plus uniquement de réunir des participants. Il faut leur donner une raison de rester attentifs.

Cette question existait déjà avant l’apparition des visioconférences et du travail à distance. Elle est simplement devenue impossible à ignorer.
Chacun a désormais accès, en quelques secondes, à une quantité presque infinie de contenus.
Une conférence ne peut plus demander deux heures d’attention au seul motif qu’un intervenant important se trouve sur scène.

Le statut de celui qui parle ne suffit plus.

La qualité de l’expérience compte tout autant.

Le problème ne vient pas de la scène

Il serait facile de conclure que la conférence traditionnelle appartient au passé.
Ce serait aller un peu vite.
Une prise de parole peut encore marquer durablement un public.
Un témoignage sincère, une vision clairement exprimée ou une histoire bien racontée peuvent créer un véritable silence dans une salle.
Tout dépend de la manière dont la parole est pensée.

Le problème ne vient pas du micro, du pupitre ou de l’écran.

Il apparaît lorsque le contenu est conçu pour celui qui parle, sans tenir compte de ceux qui écoutent.
Trop de conférences sont encore construites comme une succession de présentations internes.
Chaque service veut son temps de parole.
Chaque dirigeant souhaite montrer ses résultats.
Chaque partenaire demande quelques minutes de visibilité.
L’agenda se remplit.

Le participant, lui, disparaît progressivement du programme.

Passer d’un public à des participants

Le vocabulaire raconte déjà une partie du changement.

Un public regarde.

Un participant prend part à ce qui se passe.

Cette évolution ne signifie pas qu’il faille transformer chaque conférence en animation permanente.
Tout le monde n’a pas envie de se lever toutes les dix minutes, de répondre à un questionnaire ou de participer à un jeu collectif.

L’interactivité ne doit pas devenir une nouvelle contrainte.

Elle doit créer une possibilité.

Possibilité de poser une question.
Possibilité de réagir.
Possibilité de choisir un sujet.
Possibilité de rencontrer une personne avec laquelle la conversation pourra se poursuivre.
La participation peut être discrète.
Elle peut passer par une question envoyée depuis un téléphone, un choix entre plusieurs ateliers, une discussion en petit groupe ou un temps laissé volontairement libre après une intervention.
Le participant ne demande pas nécessairement à monter sur scène.

Il souhaite surtout sentir que sa présence a une utilité.

Des prises de parole plus courtes, mais mieux préparées

Raccourcir une intervention ne consiste pas simplement à parler plus vite.

Cela impose de choisir.

Quel message doit rester après la conférence ?
Quelle idée mérite réellement d’être développée ?
Quelle information peut être transmise autrement ?
Un intervenant qui dispose de quinze minutes doit hiérarchiser sa pensée.
Il ne peut pas présenter l’intégralité d’un rapport, raconter toute l’histoire de son entreprise et commenter chaque résultat annuel.
Cette contrainte peut devenir une force.

Une conférence courte et bien construite laisse souvent davantage de traces qu’une succession de diapositives parcourues dans l’urgence.

Elle peut ensuite être prolongée par une interview, une conversation avec la salle ou un atelier consacré à la mise en pratique.
Le temps de parole diminue parfois.

Le temps d’échange, lui, gagne en qualité.

La conversation remplace progressivement le monologue

L’un des formats les plus simples consiste à retirer le pupitre.
Deux fauteuils.
Un animateur.
Un invité.
Une conversation préparée, mais suffisamment souple pour laisser apparaître une hésitation, un souvenir ou une réaction inattendue.
Ce format change immédiatement la perception du public.
L’intervenant ne récite plus un texte.
Il répond.
Il raconte.
Il nuance.

La parole paraît plus accessible, parfois plus humaine.

La qualité de l’animateur devient alors déterminante.
Son rôle ne consiste pas à poser une série de questions prévues à l’avance.
Il doit écouter, relancer, interrompre avec tact et repérer ce qui mérite d’être approfondi.

Une bonne conversation sur scène donne au public l’impression d’assister à un échange privilégié.

Une mauvaise interview ressemble simplement à deux discours placés côte à côte.

Les petits groupes rendent la parole plus libre

Certaines personnes s’expriment facilement devant plusieurs centaines de participants.
D’autres ne prendront jamais la parole dans un auditorium.
Elles pourront pourtant apporter une contribution remarquable autour d’une table de huit personnes.
Les ateliers, les tables rondes et les groupes de discussion permettent de faire apparaître des points de vue qui resteraient autrement silencieux.
Ils créent aussi une autre forme de relation.
Sur scène, l’intervenant s’adresse à une salle.

Dans un petit groupe, les participants se parlent entre eux.

Ils confrontent leurs expériences.
Ils identifient des difficultés communes.
Ils découvrent parfois qu’une personne présente dans l’entreprise détient déjà une partie de la réponse qu’ils cherchaient.

Le contenu de l’événement ne vient alors plus uniquement des intervenants.

Il se construit aussi dans la salle.

L’hybridation ne consiste pas à installer une caméra

Associer présentiel et distance peut élargir l’accès à un événement.
Cela peut permettre à une personne éloignée, empêchée ou moins disponible de suivre une intervention.
Mais diffuser une image de la scène ne suffit pas à créer une expérience hybride.

Le participant à distance doit être considéré comme un public à part entière.

Que voit-il ?
Que comprend-il ?
Peut-il intervenir ?
Dispose-t-il des mêmes informations ?
Entend il correctement les questions posées dans la salle ?
L’hybridation demande donc une véritable conception éditoriale.
Les séquences doivent être plus lisibles.
Les transitions doivent être préparées.
Les temps d’attente deviennent rapidement visibles à l’écran.
Un programme supportable dans une salle peut paraître interminable derrière un ordinateur.

Le format hybride ne copie pas le présentiel.

Il oblige à repenser le rythme.

La technologie ne remplacera jamais une intention claire

Écrans immersifs, réalité virtuelle, intelligence artificielle, plateformes de mise en relation et dispositifs interactifs peuvent enrichir une rencontre professionnelle.
Ils peuvent aussi détourner l’attention du véritable sujet.
Une technologie impressionnante pendant quelques minutes ne compense pas un contenu mal défini.
Elle ne corrige pas une intervention trop longue.
Elle ne crée pas spontanément une relation entre deux participants.
Avant de choisir un outil, une question simple mérite d’être posée :

Que permet-il de faire que nous ne 
pourrions pas faire autrement ?

La réponse peut être très pertinente.
Traduire instantanément une intervention.
Donner accès à une personne éloignée.
Faciliter une rencontre.
Visualiser une information complexe.
Recueillir les réactions du public.
Lorsque l’usage est clair, la technologie devient fluide.

Lorsqu’elle est présente uniquement pour produire un effet de nouveauté, elle risque de devenir le sujet principal de l’événement.

L’événement commence avant l’ouverture des portes

La transformation des formats concerne aussi ce qui se passe avant la conférence.
Pourquoi les participants viennent-ils ?
Que savent-ils déjà ?
Quelles questions se pensent-ils ?
Qui aimeraient-ils rencontrer ?
Une invitation peut se limiter à une date, un lieu et un programme.
Elle peut aussi préparer la rencontre.
Demander aux participants de choisir un atelier.
Recueillir leurs interrogations.
Présenter les intervenants autrement que par une succession de fonctions.
Donner quelques repères pour faciliter les premières conversations.

Cette préparation modifie la qualité de l’événement.

Le jour venu, les participants n’arrivent plus totalement à froid.

Ils savent ce qu’ils peuvent attendre de la rencontre et comment y prendre part.

L’événement ne devrait pas se terminer avec le rangement de la scène

Une conférence peut produire une forte impression pendant quelques heures, puis disparaître dès le lendemain.
Les notes restent dans un carnet.
Les présentations rejoignent un dossier rarement rouvert.
Les bonnes intentions se heurtent au retour des urgences quotidiennes.

L’après-événement mérite autant d’attention que le programme lui-même.

Quels contenus doivent être transmis ?
Quelles décisions ont été prises ?
Quelles conversations doivent se poursuivre ?
Quelles personnes peuvent être remises en relation ?
Tout ne mérite pas un compte rendu de quarante pages.
Parfois, quelques idées clairement formulées, une courte vidéo ou un message envoyé au bon moment suffisent à prolonger l’effet de la rencontre.

L’événement devient alors une étape.

Pas une parenthèse.

Innover ne signifie pas multiplier les animations

La recherche de formats nouveaux peut aussi créer ses propres excès.
Des participants sollicités en permanence finissent par se fatiguer.
Ils votent, scannent, répondent, se déplacent, publient et changent de salle.
Ils n’ont parfois plus le temps d’écouter, de réfléchir ou de parler simplement avec leur voisin.

L’innovation événementielle ne se mesure pas au nombre d’outils utilisés.

Elle se mesure à la cohérence entre l’objectif, le contenu, le lieu et le public.
Un événement peut être très contemporain avec une scène sobre, quelques fauteuils et une excellente conversation.
Il peut paraître ancien malgré une débauche d’écrans et d’effets visuels.

La modernité ne réside pas toujours dans le dispositif.

Elle se trouve souvent dans la place accordée aux personnes.

La conférence doit retrouver sa raison d’être

La conférence traditionnelle ne disparaîtra probablement pas.
Elle va continuer à évoluer.
Certaines prises de parole resteront verticales, car certains messages demandent une parole claire, assumée et commune.
D’autres gagneront à devenir des conversations, des ateliers ou des rencontres en petit comité.

Le bon format n’est pas celui qui paraît le plus innovant.

Il est celui qui sert le mieux l’intention de départ.

Avant de choisir une scène, une application ou une animation, trois questions peuvent guider la réflexion :
Que doivent comprendre les participants ?
Que doivent-ils ressentir ?
Que pourront-ils faire différemment après la rencontre ?

Lorsque ces réponses sont claires, le format devient plus facile à imaginer.
La conférence n’a donc peut-être pas atteint sa fin.
Elle doit simplement accepter que les personnes présentes ne veulent plus être considérées comme une rangée de sièges occupés.
Elles veulent comprendre pourquoi elles sont là.
Elles veulent pouvoir prendre part à la rencontre.

Et surtout, elles veulent repartir avec quelque chose qui mérite d’être retenu.

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